Čisté a upratané v 6 krokoch
Zjednodušenie organizácie písacieho stola
Neustále narastajúce kopy spisov, množstvo lístočkov s poznámkami, fotografie z poslednej dovolenky a neumyté kávové šálky – takto to vyzerá na mnohých pracovných stoloch. Aj keď existujú štúdie, ktoré tvrdia, že preplnené pracovisko stimuluje kreativitu, existuje niekoľko argumentov v prospech dobre organizovaného variantu.
Fraunhoferov inštitút zistil, že až tretina pracovného času v kanceláriách sa premárni činnosťami, ktoré nevytvárajú pridanú hodnotu. K tejto neefektívnosti značnou mierou prispievajú neusporiadané pracovné stoly, na ktorých zamestnanci neustále hľadajú ten správny dokument. Tomuto sa dá ľahko zabrániť – my Vám ukážeme, ako.
Prečo je organizácia pracovného stola taká dôležitá?
Na prvý pohľad sa zdá byť kontraproduktívne strácať čas organizáciou pracovného stola. Nakoniec, za ten čas by ste mohli zvládnuť viacej práce. Dobre organizovaný pracovný stôl má však svoje výhody z mnohých hľadísk:
- Môžete pracovať oveľa rýchlejšie, ak máte všetky pracovné materiály okamžite poruke.
- Ak Vaša práca nebude prerušovaná neustálym hľadaním, budete produktívnejší a dokážete sa lepšie sústrediť.
- Ak je na Vašom stole dostatok miesta, dokážete sa voľnejšie pohybovať.
- Ak je Váš pracovný stôl uprataný, pôsobíte na zákazníkov a kolegov profesionálne.
- Ak je Váš pracovný stôl pravidelne čistený, zabránite šíreniu baktérií a vírusov.
V 6 krokoch k dokonale organizovanému pracovnému stolu
Mnohí zamestnanci by mali radi uprataný stôl, nevedia však, kde začať. Pomôžeme Vám prekonať túto prekážku. V šiestich krokoch budete mať Váš písací stôl zorganizovaný tak, že zostane v poriadku aj natrvalo.
1. Vyprázdnite stôl a vyčistite ho
Aby ste mali dostatok miesta na reorganizáciu, prvá vec, ktorú by ste mali urobiť, je vypratať z pracovného stola všetky predmety a papiere. Potom povrch stola utrite vlhkou utierkou z mikrovlákna. Kompletne upratať by ste si mali aj zásuvky a vytrieť ich navlhko.
V zásade je vhodné upratovať pracovný stôl raz za týždeň. Zvyšky jedla alebo fľaky od vyliatych nápojov by ste však mali utrieť okamžite, aby sa choroboplodné zárodky vôbec nemohli vytvárať. Viac ohľadom správneho čistenia Vašich elektronických kancelárskych potrieb sa dozviete v nasledujúcej kapitole.
2. Vytrieďte si dokumenty a pomôcky
Teraz si celú tú kopu papierov a pracovných materiálov položte pred seba. Najlepšie je začať s triedením dokumentov. Tieto si môžete usporiadať do štyroch stohov:
- Naliehavé, potrebné pre aktuálne úlohy
- Tie, ktoré potrebujete stále
- Nie ste si istí, či ich ešte potrebujete
- Na okamžitú likvidáciu
Všetko, čo skončilo v stohu 4), môžete okamžite zlikvidovať. Dokumenty v stohu 3) môžete zlikvidovať po dvoch týždňoch, ak ste ich dovtedy nepotrebovali. Papiere v stohoch 1) a 2) môžu opäť na Váš pracovný stôl, najlepšie pekne usporiadané v triediacom prvku.
Teraz sa venujte svojim pracovným pomôckam, ako sú perá a ceruzky, kancelárske svorky a iné pomôcky. Všetko, čo už nie je funkčné, sa dá zlikvidovať hneď. Materiály, ktoré už nepotrebujete, by ste mali odovzdať naspäť do skladu alebo porozdávať kolegom.
3. Pracovné prostriedky si ergonomicky usporiadajte
Cieľom tohto kroku je, aby ste všetky pracovné prostriedky, ktoré často potrebujete, usporiadali tak, aby boli ľahko dostupné a šetrili Váš chrbát. S týmito pomôckami zabránite, aby sa Váš písací stôl stal okamžite znovu neprehľadným:
- Využívajte takzvané uvoľňovače písacieho stola, aby ste si na stole vytvorili viac miesta. S otočnými ramenami pre monitory a telefóny a stojanmi na notebooky a tablety umiestnite svoj hardvér flexibilne do pohodlnej vzdialenosti.
- S pomocou organizačných systémov, ako sú triediace odkladače, otočné stĺpy na zakladače a zásuvkové boxy, môžete vyriešiť hromadenie papierov na Vašom písacom stole. Všetky podklady nájdu svoje fixné miesto.
4. Zorganizujte si zásuvky
Všetky pracovné prostriedky, ktoré musia byť po ruke, ale nepatria na písací stôl, nájdu miesto vo Vašich zásuvkách. Aby neprepadli chaosu, máme pre Vás tri tipy:
- Použite deliace prvky a úložné boxy na vytvorenie praktických priehradiek, v ktorých si Vaše kancelárske materiály nájdu svoje stále miesto. Tak si natrvalo udržíte poriadok.
- Vyložte svoje zásuvky protišmykovou rohožkou, aby sa predmety nepomiešali, len čo otvoríte zásuvky.
- Svoje zásuvky a priehradky v nich označte, aby všetky materiály zostali vždy na tom istom mieste.
5. Založte priečinok na došlú poštu
V priebehu dňa sa Vám dostanú na pracovný stôl rozličné dokumenty, listy a poznámky. Aby nepokazili Váš novovytvorený poriadok, poproste svojich kolegov, aby všetku poštu vkladali do priečinku, ktorý ste určili na došlú poštu. Takto môžete svoju poštu spracovávať každý deň v konkrétnom čase a nenechať sa rušiť počas práce. Prezrite si svoju poštu a stanovte priority nasledovne:
- Čo nie je dôležité, okamžite zlikvidujte.
- Dokumenty, za ktoré nezodpovedáte, postúpte ďalej.
- Všetko, čo sa dá okamžite založiť, pozakladajte do príslušných šanónov.
- Vybavte okamžite všetko, čo Vám nezaberie viac ako päť minút.
- Určite si, kedy chcete spracovať všetky ostatné dokumenty a tieto odložte na opätovné predloženie, napríklad do definovanej priehradky vo Vašom triediacom prvku.
6. Na konci každého dňa upracte
Naplánujte si na koniec každého pracovného dňa päť minút času na upratovací rituál. Vráťte všetky pracovné materiály naspäť na ich pevné miesto, aby ste každé ráno mohli začať pri čistom pracovnom stole. Takto sa na konci dňa naladíte na zaslúžený odpočinok.
Aký je najlepší spôsob čistenia elektronických zariadení na mojom písacom stole?
Kde sa v kancelárii hromadí väčšina baktérií a vírusov? Po včerajšej šálke kávy je telefón najväčším zdrojom choroboplodných zárodkov. Tu Vám prezradíme, ako ho správne čistiť a takisto ďalšie kancelárske potreby.
Telefón a smartfón
Na Vašom telefóne zostávajú zachytené choroboplodné zárodky z Vašej ruky a úst. Predovšetkým v čase viróz by ste ho preto mali denne čistiť.
- Telefón alebo smartfón vypnite.
- Slúchadlo a tlačidlá telefónu utrite vlhkou utierkou z mikrovlákna a dezinfekčným prostriedkom.
- Dotykovú obrazovku smartfónu očistite hygienickým sprejom bez obsahu alkoholu a utierkou z mikrovlákna.
- Dávajte pozor, aby sa do krytu nedostala žiadna kvapalina.
Klávesnica
Nečisté prsty a omrvinky z jedla znečisťujú Vašu klávesnicu. V závislosti od znečistenia by malo stačiť týždenné čistenie.
- Vypnite počítač.
- Klávesnicu otočte a vytraste z nej všetky voľné čiastočky.
- Odolnú nečistotu vyfúkajte sprejom so stlačeným vzduchom.
- Klávesnicu utrite utierkou z mikrovlákna a dezinfekčným prostriedkom.
- Vyčistite medzery vatovými tyčinkami.
Myš
To čo platí pre Vašu klávesnicu, platí rovnako aj pre Vašu myš: Každodenné čistenie je nevyhnutné, aby sa zabránilo šíreniu choroboplodných zárodkov.
- Vypnite počítač.
- Myš utrite vlhkou utierkou z mikrovlákna a dezinfekčným prostriedkom.
Obrazovka
Týždenné čistenie Vášho monitora zaisťuje obraz bez šmúh a odtlačkov prstov.
- Vypnite počítač a monitor odpojte od prúdového zdroja.
- Obrazovku utrite mierne navlhčenou utierkou z mikrovlákna.
- Nepoužívajte čistiace prostriedky na sklo ani čistiace prostriedky s obsahom alkoholu, pretože by mohli poškodiť povrch.
Dúfame, že Vám tipy v tomto článku dopomôžu k príjemnému a čistému pracovisku. Radi Vám poskytneme naše poradenstvo týkajúce sa vhodnej kancelárskej výbavy, ako aj čistiacich prostriedkov a sanitárnych potrieb.
Ďalšie otázky?
Zavolajte nám bezplatne alebo nám pošlite e-mail.