Otázky a odpovede k agilným metódam
Akej témy sa týka Vaša otázka?
Agilita, populárne slovo, ktoré je určite aj vo Vašom podniku už nejaký ten čas v kurze. Takmer všetci o nej hovoria, ale mnohí si už nie sú takí istí, čo sa za tým pojmom presne skrýva. Oprávnene, pretože pre celkové pochopenie je dôležitý kontext, v ktorom sa toto slovo vyskytuje. V množstve rôznych konceptov k agilným pracovným metódam sa možno ľahko stratiť.
Aby agilita vo Vašom podniku nebola pretvárkou, ale aj postojom, mali by Vaši zamestnanci poznať význam, priebeh a metódy agilnej práce. Preto sme zostavili zoznam najčastejších otázok a odpovedali na ne. Možno je v ňom niečo, čo ste ani Vy o agilite ešte nevedeli.
Čo je agilná práca? Čo chápeme pod týmto pojmom?
Agilná práca vo firme stavia tímovú prácu do popredia. Klasické roly manažmentu, ktorý preberá zodpovednosť a zamestnanca, ktorý prácu vykonáva, zanikajú. Nové motto znie: "Pracujte múdrejšie, nie ťažšie", pretože pri agilnej práci, preberá zodpovednosť za urobené rozhodnutia celý tím spoločne a úlohou manažmentu je tím podporovať a sceľovať.
Vysvetlenie pojmu
Na akých princípoch sa zakladá agilná práca?
- Zákazník je na prvom mieste: stredobodom všetkých agilných metód je uspokojenie zákazníka. To znamená, že jeho problémy a očakávania sa dostávajú do centra všetkých agilných metód. Mimochodom: zákazníka môžeme v tomto kontexte chápať doslovne, alebo si takisto predstaviť interných podnikových zadávateľov, ktorí si niečo objednali.
- Agilný pracovný proces prebieha vždy v tíme. Tím sa organizuje sám, úzko spolupracuje a koná vo vlastnej zodpovednosti. Spravidla sa za optimálnu považuje veľkosť tímu od piatich do ôsmich osôb.
- Spolupráca na projekte by mala byť dobrovoľná, aby motivácia bola a zostala vysoká. Potrebné prostriedky by mali byť vždy k dispozícii, pretože chýbajúce prostriedky a zdroje môžu znížiť úspech. Samozrejme, nie vždy je to možné. V takom prípade by o tom mali byť všetci informovaní, aby členovia tímu neboli frustrovaní, ale naďalej motivovaní. Transparentnosť je teda nevyhnutná.
- Členovia tímu určujú konkrétne merateľné ciele alebo míľniky. Úlohy, ktoré sa musia splniť na dosiahnutie cieľov, sa priorizujú a postupne spracovávajú.
- Bez pravidelných mítingov to nejde. Na zachovanie transparentnosti sa musí pravidelne kontrolovať stav rozvoja a z toho sa musia odvodiť ďalšie dôležité kroky alebo sa musia prípadne nanovo definovať.
- Každý agilný tím kontroluje svoj pokrok sám.
Odkedy existuje agilná práca?
Teraz môžeme prirodzene kacírsky povedať: „Od vekov“, pretože napríklad aj stavba domu je agilná. Z vedeckého pohľadu boli prvé tézy a diskusie k agilnej práci zverejnené v 50. a 70. rokoch. Takzvaný „Agilný manifest“ bol publikovaný v roku 2001. Vzťahuje sa predovšetkým na prácu softvérových vývojárov, ktorí hľadali možností, ako organizovať komplexné IT projekty. Z toho vznikli základné princípy agilnej práce.
Prečo agilne?
Aké výhody prináša agilná práca?
- Agilná práca je veľmi efektívna
- V rámci agilných procesov možno rýchlo reagovať na zmeny
- Produkt alebo stav sa stále zlepšuje; rýchle priebežné riešenia vedú k finálnemu výsledku
- Kvalifikovaní a motivovaní zamestnanci vidia rýchlo výsledky svojej práce, čo iim dodáva ďalšiu motiváciu
Pozor: predpokladom toho je, že podnik podporuje a zavádza agilitu bez toho, aby ju vynucoval. Pretože bez zamestnancov to nejde. Pre vedúcich pracovníkov to znamená, že musia poskytovať dôveru a vykonávať kontrolu a pre zamestnancov, že preberajú zodpovednosť a žijú tímovou prácou.
Aké sú nevýhody agilnej práce?
- Konečný produkt alebo aj End User Experience nie sú spravidla v centre práce agilného tímu. V závislosti od toho, nakoľko komplexná je cesta ku konečnému produktu, možno s agilnými medziriešeniami aj zbytočne premárniť čas.
- V tradičných a konzervatívne vedených koncernoch môže agilný princíp práce kolidovať s formálnymi štandardnými procesmi podniku. Agilné konanie zamestnancov zriedkavo funguje v zhode s nariadeniami a stálou kontrolou zhora.
- Niektorí zamestnanci chcú radšej plniť pokyny zhora a necítia sa dobre, ak majú prevziať príliš veľkú zodpovednosť.
Ako byť agilným
Ako sa zavádza agilná práca v podniku?
Zavádzanie agilných metód v podniku je proces učenia sa pre všetkých zúčastnených. Preto mnoho podnikov využíva služby externého poradenstva. Agilné organizačné štruktúry sa musia vyvíjať pomaly, podnik musí takpovediac do nich vyrásť. Trvá to určitý čas a istou mierou to takisto predstavuje agilný proces.
V prvom rade je potrebné vo Vašom podniku zabezpečiť jednotné chápanie agility. Väčšina veľkých podnikov využíva pri zavádzaní agilných procesov zamestnancov, ktorí sa už v minulosti zviditeľnili vysokou mierou vlastnej iniciatívy a pripravenosťou niesť zodpovednosť. Takíto zamestnanci sa dobre hodia pre agilné tímy.
V prvých krokoch by sa mali tak personálne oddelenie, ako aj manažérska úroveň zúčastniť prvých tímových mítingov formou sprevádzania a pozorovania, v žiadnom prípade nie formou zadávania. Takzvaná retrospektíva, mimoriadne sa na to hodí tento termín, ktorá sa opakuje spravidla každé dva alebo štyri týždne, pretože tam sa prediskutuje, čo sa podarilo a čo sa naopak nepodarilo realizovať.
Z čoho pozostáva základ agilných procesov?
Tieto tri postupy patria do agilného procesu:
- Pravidelné mítingy / každodenné porady: takzvané stand-up mitíngy, ktoré spravidla netrvajú dlhšie ako 15 minút, sa môžu konať denne. Podľa konkrétnej pracovnej témy a potreby skupiny to však môže byť aj jednohodinový týždenný termín. V tíme by sa malo prediskutovať, čo potrebuje každý jednotlivec na dosiahnutie svojich cieľov a čo môže urobiť, aby podporil iných.
- Transparentnosť: na komunikačnej stene je pre všetkých zúčastnených zrozumiteľne zobrazené, kto a na akých témach pracuje, čo vybavuje a čo je ešte otvorené. Ak sa vyskytnú problémy, ktoré bránia v splnení úlohy, musia sa tam zaznamenať. Spravidla sa na to používa kanbanová tabuľa, ktorú si môžete sami upraviť pomocou špendlíkovej steny a nalepovacích lístkov alebo môžete pracovať s plánovacími tabuľami.
- Retrospektíva: pravidelne sa konajú mítingy, na ktorých sa rekapituluje, čo sa podarilo a čo nie. Proti negatívnym aspektom by sa mali prijať protiopatrenia. Preto sa vypracujú metódy vylepšenia, ktoré sa dajú takisto ihneď realizovať.
Ako funguje agilná práca na projekte?
Práve projekty sú vhodné na jednoduché vyskúšanie agilných pracovných metód. S týmito postupmi budú aj Vaše projekty agilnejšie:
- Krok za krokom: rozdeľte veľké projekty do malých čiastkových projektov, nazývaných aj sprints, ktorých výsledok sa dá zverejniť, a tým aj merať úspech. Každý čiastkový projekt zodpovedá jednej úlohe na kanbanovej tabuli. Ak usporiadate určité čiastkové projekty do logického poradia, pretože na seba vzájomne nadväzujú, urobte automaticky už aj priorizáciu pre Váš projektový plán alebo takzvanú roadmap.
Mimochodom: v čiastkovom projekte môžu byť zahrnuté ďalšie balíky úloh. Účastníci projektov si preto často urobia takisto vlastné malé kanbanové tabule, aby si mohli zaznamenávať pokrok pri plnení svojich osobných úloh. - Udržanie flexibility: aby ste mohli v rámci projektu vždy rýchlo reagovať na zmenené požiadavky, vždy sa konkrétne rozplánuje len ďalší, v niektorých prípadoch aj ešte nasledujúci čiastkový projekt. Všetko, čo má prísť potom, je síce hrubo zaznamenané, ale detaily ešte nie sú stanovené.
- Zmena perspektívy: pri všetkom, čo je naplánované a zrealizované v čiastkovom projekte, je v centre záujmu zákazník alebo používateľ. Položte si vždy východiskové otázky, ako napríklad: „Ako môžem svojmu zákazníkovi pomôcť pritom, aby…“ Týmto spôsobom nikto nestratí zmysel a účel projektu z očí.
Agilné metódy
Čo je agilný manažérsky rámec, tzv. framework?
Agilný manažérsky rámec budujete vtedy, keď ste si istí, že chcete v svojej firme aplikovať agilné pracovné procesy. To znamená, že budovaniu tzv. framework alebo rámca predchádza vždy zavedenie agilných metód s pilotnými skupinami. Tieto skupiny Vám môžu potom so svojimi skúsenosťami pomôcť pri vytváraní rámca pre Vašu firmu. V podstate existujú dva metódové rámce, ktoré sa väčšinou používajú: scrum a kanban. Spoločne s Vašimi pilotnými skupinami teraz stanovte, aký rámec sa má použiť v jednotlivých prípadoch.
Pri vývoji softvéru existuje celý rad ďalších metód, ktoré sa špeciálne vzťahujú na túto pracovnú oblasť. Sú však menej vhodné na použitie na iných úsekoch, ako sú marketing, produktový manažment a manažment obsahu.
Čo chápeme pod pojmom technika scrum?
Scrum znamená po slovensky niečo ako nával alebo tlačenica. Má to svoj význam, pretože scrum sa zakladá na domnienke, že projekty sú väčšinou také komplexné, čiže sa toho deje toľko, že je veľmi ťažké vyhotoviť na začiatku plnorozsahový projektový plán. Metóda scrum preto proti návalu nasadzuje malý, intenzívne spolupracujúci tím. Tento tím sa spolieha na to, že postupne buduje čiastkové úlohy projektu (inkrementálne), opakuje ich (iteratívne) a siaha na pritom získané skúsenosti (empiricky).
Metóda scrum sa zakladá na troch základných princípoch: transparentnosť, kontrola a prispôsobenie. To znamená, že všetci sú vždy informovaní o stave projektu, ako aj o možných problémoch, ktoré by mohli brániť v pokroku. Pravidelne sa kontroluje, či naplánované pracovné kroky ešte majú zmysel. A v prípade potreby sa plán rozvoja prispôsobí novým požiadavkám.
V metóde scrum sa veľký projekt skladá z mnohých čiastkových projektov. V rámci čiastkového projektu sa musia splniť úlohy. Tieto úlohy spracováva realizačný tím počas fixného časového obdobia, takzvaného sprint.
Aby sa v rámci procesov scrum dali dodržiavať procesy v súlade s nariadeniami, existujú pevne definované roly v rámci scrum tímu.
Ktoré roly sú v klasickom scrum projekte?
Pri vývoji softvéru je päť typických rolí, ktoré musia byť vždy zastúpené pre úspech agilného projektu:
- Scrum master: je niekto ako strážca (ochranca) agilného rámca. Súčasne je kontaktným partnerom pre svoj rozvojový tím. Pozná pozadie a súvislosti projektu, poskytuje poradenstvo tímu a pokúša sa odstraňovať nepotrebné nežiadúce vplyvy zvonku. Jeho najdôležitejším sparring partnerom je product owner. Spoločne s ním určuje úlohy v rámci čiastkového projektu.
- Product owner (vlastník produktu): určuje čiastkové projektové ciele v takzvaných sprints pre projektový tím. Pritom musí zabezpečiť, aby všetci zúčastnení chápali požiadavky. Pretože nesie zodpovednosť za projekt, vytvára aj jednotlivé balíky úloh v rámci čiastkového projektu. To znamená, že product owner priorizuje, ktoré úlohy sú najdôležitejšie a ktoré sa môžu realizovať aj neskôr.
- Subject matter expert (odborník na danú problematiku): je akoby osobou, ktorá má poznatky o určitých témach. A pretože nie vždy vie všetko len jedna osoba, ale mnoho osôb má rôzne vedomosti, hovoríme v agilnom projektovom manažmente aj o takzvanej subject matter group. Členovia tejto skupiny sú väčšinou tí, ktorí kladú požiadavky na pracovníka v role product ownera, ktoré on potom prijíma, prekonzultuje s realizačným tímom a priorizuje.
- Business owner: je ten, kto vôbec umožňuje realizáciu projektu. Je takzvaným „hlavným sponzorom“. Zodpovednosť však prenáša na product ownera. Tento sa potom musí obrátiť na business ownera, ak potrebuje ďalšiu podporu – väčšinou finančnej povahy.
- Tím vývojárov: sú to ľudia, ktorí skutočne pracujú na projekte. Realizujú požiadavky, ktoré vopred priorizoval product owner.
Čo znamená kanban?
Pomocou metódy kanban je možné zviditeľniť požiadavky, ktoré sú kladené na Váš projektový tím, priorizovať a zobraziť pokrok pri spracovávaní týchto požiadaviek. Každá úloha sa zaznamená na jednej karte.
Postup:
Začínate s tým, že všetky karty uložíte do jedného stĺpca: takzvaný backlog alebo Váš zoznam pracovných úloh („to do“ zoznam), ktorý sa musí priorizovať až v ďalšom kroku.
Vo vedľajšom stĺpci organizujete už len priorizované požiadavky, ktoré sa majú vybaviť ako prvé. Nazvime ich „na spracovanie“.
Každý zamestnanec v tíme dostane teraz jednu z týchto úloh. Väčšinou rozhodujú jednotliví členovia tímu sami za seba, ktorú úlohu prevezmú.
Ak je úloha ukončená, presunie sa karta z „na spracovanie“ do ďalšieho stĺpca „vybavené“.
Ak zostáva v časti „na spracovanie“ visieť príliš veľa kariet, je to viditeľné pre všetkých a možno ihneď zakročiť a vypracovať riešenia, ktoré sú potrebné na realizáciu úlohy.
Mimochodom: každý projekt sa skladá v podstate z jednotlivých úloh alebo pracovných balíkov. Kanbanová metóda je preto metódou, ktorú môžete použiť pre všetky projekty a zlučovať s inými metódami.
Aký je rozdiel medzi scrum a kanban?
V podstate majú oba rámce podobné procesy. Scrum je však intenzívnejšie reglementovaný. To znamená, že procesy sú záväznejšie. Udelené roly v rámci tímu prinášajú vyšší stupeň zodpovednosti a komunikované deadliny sa nedajú zjednávať. Na druhej strane kanban je trocha voľnejší. Tu ide viac o zabezpečenie transparentnosti. Pracovná úloha sa môže presunúť do ďalšieho týždňa aj nespracovaná bez toho, aby tým bola nutná kompletná nová priorizácia. Kanban je teda informatívnejší, ale takisto trocha „neorganizovaný“ scrum.
Upozornenie: v mnohých podnikoch sa často používajú zmiešané formy metód scrum a kanban. Tieto sa vyvíjajú automaticky z agilných pracovných krokov. A aj tento hybrid má už medzičasom svoj vlastný názov: scrumban.